സംഘടന സംവിധാനം
ഉമ്മൻചാണ്ടി സ്മൃതികേന്ദ്രങ്ങളുടെ സംഘടനാ സംവിധാനം താഴെപ്പറയുന്ന വിധത്തിലായിരിക്കും.
- ഉമ്മൻചാണ്ടി സ്മൃതികേന്ദ്രങ്ങളുടെ രൂപീകരണവും നടത്തിപ്പും തുടക്കത്തിൽ നിയോജകമണ്ഡലങ്ങൾ കേന്ദ്രീ കരിച്ചും, തുടർന്ന് മണ്ഡലം, വാർഡ്‌തലങ്ങൾ കേന്ദ്രീ കരിച്ചും നടത്തുന്നതാണ്.സമിതി കേന്ദ്രങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനം ലോകമൊട്ടാകെ വ്യാപിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
- ഉമ്മൻചാണ്ടി സ്മൃതികേന്ദ്രങ്ങൾക്ക് പ്രസിഡൻ്റ്, സെക്ര ട്ടറി, ട്രഷറർ എന്നീ മൂന്ന് ഭാരവാഹികൾ ഉണ്ടായിരിക്കും.
- നിയോജക മണ്ഡലം പ്രസിഡൻ്റിനേയും, മറ്റ് രണ്ട് ഭാരവാഹികളേയും ജനശ്രീ ചെയർമാന്റെ അംഗീകാരത്തോടെ ജനശ്രീ ജില്ലാമിഷൻ ചെയർമാൻ നിയോഗിക്കുന്നതാണ്.
ഭരണസമിതി
- പൊതുയോഗത്തിൽ നിശ്ചയിക്കുന്നവരായിരിക്കും ഭരണ സമിതി അംഗങ്ങൾ.
- അവരിൽ നിന്ന് ഭൂരിപക്ഷ അഭിപ്രായപ്രകാരം ഭരണ സമിതി അംഗങ്ങളെ തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടതാണ്.
- ഭരണസമിതിയുടെ അംഗസംഖ്യ ഭാരവാഹികൾ ഉൾപ്പടെ പതിനഞ്ച് ആയിരിക്കും.
- ഭരണസമിതിയുടെ കാലാവധി അഞ്ചുകൊല്ലമായിരിക്കും
- പുതിയ ഭരണസമിതിയുടെ തെരഞ്ഞെടുപ്പ് കഴിഞ്ഞ് അവർ ചാർജെടുക്കുന്നതുവരെ പഴയ ഭരണസമിതി അധികാരത്തിൽ തുടരുന്നതാണ്.
- ഭരണസമിതിയിൽ ഉണ്ടാകുന്ന ഇടക്കാല ഒഴിവുകളിലേയ്ക്ക് വേറെ അംഗങ്ങളെ നോമിനേറ്റ് ചെയ്യാൻ പ്രസിഡന്റിന് അധികാരം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്. ആയത് ഭരണ സമിതി അംഗീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
- തുടർച്ചയായി മൂന്ന് ഭരണസമിതി യോഗങ്ങളിൽ തക്കതായ കാരണം കൂടാതെ ഹാജരാകാത്ത ഭരണ സമിതി അംഗങ്ങളെ ഭരണസമിതിയിൽ നിന്നും നീക്കം ചെയ്യുന്നതാണ്. തക്കതായ കാരണമുണ്ടെന്ന് ഭരണസമിതിക്ക് ബോധ്യപ്പെടുന്നപക്ഷം അംഗത്തെ വീണ്ടും തുടരാൻ അനു വദിക്കുന്നതാണ്.
- ഭരണസമിതി മാസത്തിൽ ഒരു തവണയെങ്കിലും കൂടേണ്ടതാണ്.
- ഓരോ മാസത്തിലും ആദ്യത്തെ ഭരണസമിതി യോഗത്തിൽ മുൻമാസാവസാനം വരെയുള്ള വരവുചെലവു കണക്കുകളും വൗച്ചറുകളും, രസീതുകളും ഭരണസമിതി പരിശോധിക്കേണ്ടതും ശരിയാണെന്ന് ബോധ്യപെട്ടാൽ മാത്രം അവ പാസ്സാക്കി ഒപ്പിടേണ്ടതുമാകുന്നു. ഏതെങ്കിലും വ്യത്യാസം കാണുന്നപക്ഷം അതിനു കാരണക്കാരായ ഭാരവാഹികളോട് സമാധാനം ആവശ്യപ്പെടേണ്ടതും അവരിൽ നിന്ന് തുക ഈടാക്കാനുണ്ടെന്ന് കാണുന്ന പക്ഷം ആ തുക ഈടാക്കാനുള്ള നടപടി ഉടൻ നടത്തേണ്ട തുമാകുന്നു.
- വാർഷിക ബാക്കിപത്രവും വരവുചെലവു കണക്കുകളും ആദ്യത്തെ പ്രാവശ്യത്തേതാണെങ്കിൽ ഭരണസമിതി നിയമിക്കുന്ന ആഡിറ്ററെക്കൊണ്ടു പരിശോധിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
- ഏതെങ്കിലും കാര്യങ്ങൾക്ക് സബ് കമ്മിറ്റി രൂപീകരി ക്കേണ്ടി വന്നാൽ ഓരോ സബ് കമ്മിറ്റിയുടെ ചാർജ് ഓരോ ഭരണസമിതി അംഗം വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
- സംഘടനയുടെ കീഴിൽ നടത്തുന്ന സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേകം ചട്ടങ്ങൾ എഴുതി ഉണ്ടാക്കുക.
- സംഘടനാഭിവൃദ്ധിക്കും അംഗങ്ങളുടെ ക്ഷേമത്തിനും ആവശ്യമാണെന്നു തോന്നുന്ന പദ്ധതികൾ ആവീഷ്‌കരിച്ച് പൊതുയോഗത്തിൽ അവതരിപ്പിക്കുക.
- സംഘടനയ്ക്ക് വേണ്ടി എടുക്കുന്ന വായ്‌പകൾക്ക് പ്രസിഡന്റും, സെക്രട്ടറിയും, ട്രഷററും, ഭരണസമിതി അംഗങ്ങളിൽ കുറഞ്ഞത് രണ്ടുപേരെങ്കിലും ഒപ്പിട്ടിരിക്കേണ്ടതാണ്.
ഭാരവാഹികളുടെ അധികാരങ്ങളും ചുമതലകളും
പ്രസിഡന്റ്
- സംഘടനാ ഭരണകാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള പൊതുനോട്ടം വഹിക്കുക
- സംഘടനയ്ക്ക് വേണ്ടിയുള്ള സകല പ്രമാണങ്ങളും, റിക്കാർഡുകളും പ്രസിഡൻ്റിൻ്റെ പേരിൽ ആയിരിക്കും.
- എല്ലാ ഭരണസമിതി യോഗങ്ങളിലും പൊതുയോഗങ്ങളിലും അധ്യക്ഷം വഹിക്കുക.
- ഭരണസമിതിയുടെ കാലാവധി അഞ്ചുകൊല്ലമായിരിക്കുംസംഘടനാകാര്യങ്ങൾ നടത്തുന്നതിന് ആവശ്യക്കാരെ നിയമിക്കുക, പിഴ ചുമത്തുക, സസ്പെൻ്റു ചെയ്യുക, പിരി ച്ചുവിടുക എന്നിവയ്ക്കുള്ള അധികാരം പ്രസിഡന്റിന് ഉണ്ടായിരിക്കും. എന്നാൽ ഒടുവിലത്തെ രണ്ട് സംഗതികൾക്കും ഭരണസമിതിയുടെ അംഗീകാരം വേണ്ടതാണ്.പുതിയ ഭരണസമിതിയുടെ തെരഞ്ഞെടുപ്പ് കഴിഞ്ഞ് അവർ ചാർജെടുക്കുന്നതുവരെ പഴയ ഭരണസമിതി അധികാരത്തിൽ തുടരുന്നതാണ്.
- ഏതെങ്കിലും യോഗങ്ങളിൽ പ്രസിഡൻ്റിന് ഹാജരാകാൻ സാധിക്കാത്തപക്ഷം വിവരം മുൻകൂട്ടി സെക്രട്ടറിയേയും, ട്രഷററെയും അറിയിച്ചിരിക്കേണ്ടതാണ്.
- പൊതുയോഗം നിശ്ചയിക്കുന്നപക്ഷം പ്രസിഡന്റിനെ കൂടാതെ സെക്രട്ടറിയുടെയും ട്രഷററുടെയും പേരിൽ കൂട്ടായി ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകൾ ആകാവുന്നതാണ്.
സെക്രട്ടറി
- പ്രസിഡന്റിന്റെ മേൽവിചാരത്തിനുൾപ്പെട്ട് സംഘടനയുടെ ദൈനംദിന കാര്യങ്ങളുടെ ചുമതല വഹിക്കുക.
- സംഘടനയ്ക്ക് ആവശ്യമുള്ള സകല റിക്കാർഡുകളും കണക്കുകളും, ബുക്കുകളും, രജിസ്റ്ററുകളും തയ്യാറാക്കി സൂക്ഷിക്കുക.
- സംഘടനയുടെ സകല സ്വത്തുക്കളുടെയും കൈകാര്യ കർത്തൃത്വത്തിന്റെ്റെയും ചുമതല വഹിക്കുക.
- സംഘടനയെ സംബന്ധിച്ചുള്ള സകല എഴുത്തുകുത്തുകളും നടത്തുക.
- പൊതുയോഗങ്ങളും, ഭരണസമിതി യോഗങ്ങളും വിളിച്ചു കുട്ടുക.
- ആയതിലേയ്ക്ക് നോട്ടീസ് അയക്കുക.
- സംഘടനയുടെ പ്രവർത്തന റിപ്പോർട്ടുകൾ, വരവുചെലവു കണക്കുകളുടെ സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റുകൾ, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ഭരണസമിതി യോഗത്തിൻ്റെയും പൊതുയോഗത്തി ന്റെയും റിപ്പോർട്ടുകൾ, വാർഷിക ബഡ്‌ജറ്റുകൾ ഇവ തയ്യാറാക്കുകയും സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക, ഓഡിറ്റ് ചെയ്ത വാർഷിക വരവുചെലവു കണക്കുകളും ബാക്കി പത്രവും, വാർഷിക പ്രവർത്തന റിപ്പോർട്ടുകളും പൊതു യോഗത്തിൽ സമർപ്പിക്കുക.
- ഭരണസമിതിയും, പൊതുയോഗവും നിശ്ചയിക്കുന്ന മറ്റു കാര്യങ്ങൾ.
- സംഘടനയുടെ ഓരോ ആവശ്യത്തിനും വേണ്ടിവരുന്ന തുക, ബഡ്ജറ്റിൽ അനുവദിച്ചിട്ടുള്ള പ്രകാരം ട്രഷററുടെ പക്കൽ നിന്നും വൗച്ചറുകൾ മുഖേനെ വാങ്ങി ചെലവാക്കേണ്ടതാണ്.
- ബഡ്ജറ്റിൽ കവിഞ്ഞുള്ള തുകകൾ ചെലവാക്കുന്നതിന് ഭരണ സമിതിയുടെ അംഗീകാരം വാങ്ങിയിരിക്കുകയും ആണ്ടവസാനം അഡീഷണൽ ബഡ്‌ജറ്റായി പൊതുയോഗത്തിൽ അനുവാദം വാങ്ങേണ്ടതാണ്.
ട്രഷറർ
- പ്രസിഡന്റ്, സെക്രട്ടറി എന്നിവരുമായി ചേർന്ന് സംഘത്തിന്റെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് ഓപ്പറേറ്റ് ചെയ്യുക.
- പണം സംബന്ധിച്ചുള്ള സകല ഇടപാടുകളുടേയും ഉത്തരവാദിത്വം ട്രഷററുടേതായിരിയ്ക്കും.
- സംഘടനയിൽ നിന്നും പിരിഞ്ഞുകിട്ടുന്ന സകല പണത്തിന്റെയും കണക്കുകൾ ശരിയായി എഴുതി സൂക്ഷി ക്കുക.
സംഘടന സുക്ഷിക്കേണ്ടതായ റിക്കാർഡുകളുടെ വിവരം
- സംഘടനാ നിബന്ധനകളുടെയും നിയമാവലിയുടെയും ഫയൽ.
- മിനിട്ടസ് ബുക്ക്
- പ്രവേശന രജിസ്റ്റർ
- രസീത് ബുക്കുകൾ
- സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റർ
- വരവുചെലവു കണക്കുകളുടെ ബുക്ക്
- സംഘം വക മുതലുകളുടെ രജിസ്റ്റർ
- പാസ് ബുക്കുകളും ചെക്ക് ബുക്കുകളും
- നിക്ഷേപങ്ങളുടെ രജിസ്റ്റർ
- വരവുചെലവു കണക്കുകളുടെ സ്റ്റേറ്റ്‌മെൻ്റുകൾ (പ്രവർ ത്തനറിപ്പോർട്ടുകൾ, ബാക്കിപത്രം, മുതലായവയുടെ ഫയൽ)
- നോട്ടീസ് ബുക്ക്
- എഴുത്തുകുത്തുകളുടെ ഫയൽ
- ഇൻവേർഡ് രജിസ്റ്റർ
- ഔട്ട് വേർഡ് രജിസ്റ്റർ
- സ്റ്റാമ്പ് അക്കൗണ്ട് ബുക്ക്
- സംഘടനയക്ക് അവശ്യം വേണ്ടതായ രജിസ്റ്റർ